# Zeptejte se. Odpověď najdete i se zdrojem.

URL: https://www.docubox.cz/

DocuBox prochází vaše dokumenty ze SharePointu a odpovídá na otázky zaměstnanců. Každou odpověď podloží konkrétními soubory a stránkami a ukáže jen to, k čemu má tazatel přístup.

## Napojí se na to, kde dokumenty už máte

Přes 30 formátů: Word, PowerPoint, PDF i skenované, Excel a CSV, OpenDocument, e-maily .eml, HTML, Markdown, JSON, XML a obrázky včetně vícestránkových TIFF.

## Odpověď, kterou si můžete ověřit

Každé tvrzení v odpovědi nese číslo zdroje. Klikem otevřete dokument, ze kterého DocuBox vycházel. Když si odpovědí není jistý, řekne to, nebo se doptá, co jste mysleli.

- **Čísla stran u zdrojů,** pokud je dokument obsahuje. Stránku, kterou zdroj neuvádí, si DocuBox nevymyslí.
- **Vidíte, jak hledal.** Rozbalíte postup: co prohledal, které dokumenty otevřel, jestli ověřoval novější verze.
- **Co našel, ale nečetl,** uvede zvlášť. Víte, kam se podívat dál.

## Rozumí i tabulkám, se kterými lidé opravdu pracují

Firemní Excel málokdy obsahuje jednu úhlednou tabulku. Na jednom listu bývá nadpis, pár údajů a dvě tabulky pod sebou. DocuBox je najde podle rozvržení listu, ne podle toho, jestli je někdo v Excelu formálně označil.

- **Každou oblast pozná zvlášť:** tabulku, kontingenční přehled, dvojice klíč a hodnota i volný text.
- **Záhlaví sloupců nese s sebou.** I řádek ze středu dlouhé tabulky ví, co znamená které číslo.
- **Velké tabulky shrne** do přehledu, takže se dá ptát i na celek.

## Nehledá jen podobný text. Pracuje jako kolega, který zná archiv.

U každé otázky si DocuBox sám zvolí postup. Kombinuje hledání podle slov a podle významu a pokračuje, dokud nemá dost podkladů, nebo dokud není jasné, že v dokumentech odpověď není.

- **Vyhledá pasáže.** Najde místa, kde se o věci píše, i když dokument používá jiná slova než otázka. Příklad: „Jak postupovat při pracovním úrazu?“
- **Hledá uvnitř dokumentu.** Když už ví, o který dokument jde, hledá jen v něm. Podobné pasáže z jiných souborů ho nesvedou. Příklad: „Jaká je sankce za zpožděnou dodávku ve smlouvě s přepravcem?“
- **Projde katalog.** Najde dokumenty podle názvu, složky nebo data. Příklad: „Co je nového za poslední rok?“
- **Hlídá verze.** Ověří, jestli neexistuje novější verze, a řekne, která je platná. Příklad: „Která verze ceníku je platná?“
- **Spočítá.** Kolik dokumentů je v které složce, z kterého roku, od kterého autora nebo v jakém jazyce. Příklad: „Kolik smluv jsme podepsali v roce 2025?“
- **Ví, kdy přestat.** Posoudí, jestli má dost podkladů. Když je otázka nejednoznačná, zeptá se místo hádání. Příklad: „Jaká je výpovědní lhůta?“

## Proč DocuBox, když máte Microsoft Copilot

Copilot je asistent pro celý Microsoft 365. DocuBox dělá jednu věc a do hloubky: přesné odpovědi z firemních dokumentů.

- **Oprávnění pod kontrolou.** DocuBox respektuje přesně to, jak máte oprávnění nastavená v SharePointu. Každý dokument si je nese s sebou a vyhledávání je uplatní už při hledání, ne až nad hotovou odpovědí. Co nejde jednoznačně ověřit, nikomu neukáže.
- **Specializovaný nástroj, nasazený pro vás.** Copilot je univerzální asistent pro širokou veřejnost. DocuBox nasazujeme na míru konkrétní firmě a přizpůsobíme ho vašim specifikům, jako je vaše terminologie nebo uspořádání vašich dokumentů v SharePointu.
- **Spolehlivé odpovědi, i za rok.** DocuBox vyvíjíme pro klienty, u kterých je kvalita odpovědí zásadní. Řada mechanismů hlídá přesnost a spolehlivost, a hlavně to, aby odpovědi zůstaly stejně dobré i v čase. Každou změnu před nasazením ověřujeme na skutečných dokumentech a sadě testovacích otázek.

Copilot pomáhá s e-maily, schůzkami a psaním. DocuBox odpovídá z firemních dokumentů, i se zdrojem. Klidně je používejte vedle sebe.

## Každý tým se ptá na něco jiného

DocuBox pracuje nad dokumenty celé firmy. Každé oddělení ale potřebuje něco jiného. Vyberte tým a podívejte se, s čím mu pomáhá.

### Personální oddělení: Respektuje oprávnění

Směrnice čte celá firma, mzdy jen personální. DocuBox každému odpoví jen z toho, co smí vidět.

> Kolik mám dní dovolené?

Máte nárok na 25 dní dovolené za kalendářní rok. Po pěti letech ve firmě se nárok zvyšuje o 5 dní. Nevyčerpanou dovolenou můžete převést a vyčerpat do 30. června následujícího roku.

### Právo a smlouvy: Hlídá verze

Ve složce bývá pět verzí téže smlouvy. DocuBox řekne, která je podepsaná a platí.

> Která verze smlouvy s přepravcem platí?

Platí verze 3 ze 14. března 2026, podepsaná oběma stranami. Ve složce je i novější soubor v4, ale jde o nepodepsaný návrh s upravenými přepravními sazbami.

### Nákup a finance: Rozumí tabulkám

Nabídky a ceníky žijí v Excelu. DocuBox v nich najde konkrétní řádek i to, co k němu patří.

> Kolik stála nejlevnější nabídka na servis klimatizací?

Nejlevnější byla nabídka Chladservisu za 171 200 Kč bez DPH. Počítá ale jen se 2 zásahy ročně a odezvou 48 hodin. KlimaTech je o 13 400 Kč dražší a nabízí 4 zásahy a odezvu 24 hodin.

### IT a helpdesk: Porovná dokumenty

Dva dodavatelé, dvě SLA, každá v jiném formátu. DocuBox je přečte vedle sebe a porovná.

> Jak se liší SLA našich dvou helpdesků?

Kritické incidenty řeší Alfa do 2 hodin, Beta do 4 hodin. Beta ale garantuje dostupnost 99,9 % místo 99,5 %.

### Provoz a BOZP: Čte i skeny

Revizní zprávy a návody často existují jen jako sken. DocuBox je přečte přes OCR.

> Kdy musíme znovu revidovat hasicí přístroje?

Hasicí přístroje se revidují jednou ročně. Poslední revize proběhla 12. března 2026, další je tedy potřeba nejpozději 12. března 2027.

## Každý vidí jen to, co smí

Přihlášení přes Microsoft. DocuBox při každé synchronizaci přečte oprávnění ke každému dokumentu ze SharePointu a odpověď skládá jen z dokumentů, ke kterým máte přístup.

- **Filtr je přímo ve vyhledávání,** ne až po něm. Nepovolený dokument se k jazykovému modelu vůbec nedostane.
- **Uživatelé, skupiny M365 a bezpečnostní skupiny,** skupiny webu včetně vnořených, odkazy pro celou organizaci.
- **Při nejistotě se přístup zužuje.** Oprávnění, které nejde přiřadit konkrétní identitě, se zahodí, nikdy se nerozšíří.

## Od souboru v SharePointu k odpovědi

Většina kvality vzniká dřív, než se kdokoli na něco zeptá. Tady je cesta jednoho dokumentu.

1. **Synchronizace.** Stáhne nové a změněné dokumenty z vybraných webů a knihoven i s jejich oprávněními.
2. **Čtení.** Vytáhne text i strukturu. Skenované stránky projdou OCR, grafy a schémata popíše model pro obraz.
3. **Členění.** Rozdělí dokument podle kapitol a tabulek. Každý úsek ví, z jaké kapitoly pochází.
4. **Obohacení.** Doplní shrnutí, klíčové pojmy a štítky, aby se dokument dal najít i podle smyslu.
5. **Index.** Uloží každý úsek do vyhledávacího indexu i s jeho vektorem a oprávněními. Odtud čerpá každá odpověď.

## Vaše data zůstávají ve vašem Azure

DocuBox je postavený celý na službách Microsoft Azure a navržený tak, aby běžel ve vašem vlastním předplatném. Každý zákazník dostane samostatné nasazení, nic se nesdílí s ostatními.

- **Jazykový model přes Azure OpenAI.** Žádný jiný poskytovatel AI v cestě dat.
- **Česky i anglicky.** Rozhraní v obou jazycích, odpověď v jazyce otázky, i nad smíšenými dokumenty.

- Azure OpenAI: Odpovědi a vektorová reprezentace textu
- Azure AI Search: Index s oprávněními u každého úseku
- Document Intelligence: Čtení a OCR dokumentů
- Container Apps: Chat, synchronizace a zpracování
- PostgreSQL: Konverzace, metadata, audit
- Blob Storage: Původní soubory

## Časté otázky

### Co je DocuBox?

DocuBox je AI asistent pro firemní dokumenty. Zaměstnanci se ho ptají běžnou řečí a on odpovídá z dokumentů ve vašem SharePointu, u každého tvrzení s odkazem na zdroj. Respektuje oprávnění ze SharePointu, rozumí i tabulkám a skenům a běží ve vašem vlastním Azure. Vyvíjí ho česká firma StringData.

### Opouštějí naše dokumenty firmu?

Ne. DocuBox je navržený tak, aby celý běžel ve vašem vlastním předplatném Microsoft Azure: dokumenty, index i konverzace. Jazykový model běží přes Azure OpenAI, které vaše data nepoužívá k trénování modelů. Žádný jiný poskytovatel AI v cestě dat není.

### Uvidí zaměstnanci i dokumenty, ke kterým nemají přístup?

Ne. DocuBox přebírá oprávnění ze SharePointu ke každému dokumentu a odpověď skládá jen z toho, co tazatel smí otevřít. Když se oprávnění v SharePointu změní, projeví se při další synchronizaci.

### Co když odpověď v dokumentech není?

DocuBox řekne, že ji v dostupných dokumentech nenašel, místo aby si ji vymyslel. Když je otázka nejasná, doptá se. A protože každé tvrzení nese odkaz na zdroj, ověříte si odpověď jedním klikem.

### Čím se DocuBox liší od Microsoft Copilot?

Copilot je asistent pro celý Microsoft 365, DocuBox je specializovaný na odpovědi z firemních dokumentů. Spustí se bez velkého projektu nad knihovnami, které vyberete, hledá v několika kolech jako zkušený kolega a rozumí struktuře dokumentů včetně tabulek a skenů. Oba nástroje se dají používat vedle sebe.

### Jak se do DocuBoxu dostanou nové dokumenty?

Synchronizace převezme nové a změněné soubory z vybraných webů a knihoven SharePointu a smazané z indexu odstraní. Další soubory může administrátor nahrát přímo. Pracuje s více než 30 formáty včetně skenovaných PDF a Excelu.

### Funguje dobře v češtině?

Ano. Rozhraní je česky i anglicky a DocuBox odpovídá v jazyce, ve kterém se ptáte, i když jsou dokumenty smíchané z obou jazyků.

### Kolik to stojí?

Cenu připravíme podle počtu uživatelů a objemu dokumentů. Provoz Azure služeb běží ve vašem předplatném, takže náklady vidíte přímo. DocuBox navíc ukazuje cenu každé odpovědi a umí nastavit limity na uživatele.

### Jak začít?

Domluvíme si ukázku nad vzorkem vašich dokumentů. Společně vybereme pár knihoven, připravíme sadu otázek, na které chcete znát odpověď, a změříme, jak si DocuBox vede.

## Za DocuBoxem stojí StringData

Česká firma, která digitalizuje firemní procesy od roku 1992. Pro banky, pojišťovny, průmysl i veřejnou správu automatizujeme práci s dokumenty, od zpracování faktur po celé agendy. DocuBox vyvíjíme a podporujeme sami, v Praze.

- 1992: od kdy digitalizujeme firemní procesy
- 70+: analytiků, vývojářů a konzultantů
- 1 000+: dokončených projektů
- 10 z 10: největších bank v Česku a na Slovensku jsou naši klienti

https://www.stringdata.cz

### Reference StringData

Pro tyto firmy jsme automatizovali práci s dokumenty našimi dalšími produkty. DocuBox je nejnovější z nich.

- **Siemens** (Produkt: Daňovka): Daňová prohlášení pro 8 000 zaměstnanců elektronicky. Daňovka nahradila papírové formuláře, fyzické schůzky a ruční přepis. Implementace trvala 2,5 měsíce a vše běží od roku 2019. „Vyplnění elektronického formuláře je rychlé, jednoduché a zajišťuje pořádek ve všech dokumentech.“ (Kateřina Hodicová, Service Delivery Manager, Siemens) https://www.stringdata.cz/blog/danovka-pro-spolecnost-siemens
- **mBank** (Produkt: KNBox): 700 dokumentů na katastr měsíčně. KNBox automatizuje komunikaci s katastrem při ukončování hypoték: výmazy zástavních práv, kvitance a kontrolu řízení. „Ručně nezvládnutelný objem agendy se stal rutinou, kterou KNBox zvládne během pár minut.“ (Vedoucí oddělení hypotečních úvěrů, mBank) https://www.stringdata.cz/blog/rozsireni-automatizace-komunikace-s-katastrem-nemovitosti-v-mbank
- **ZENTIVA** (Produkt: Daňovka): Digitální prohlášení poplatníka pro 400 lidí ve farmacii. Daňovka nahradila papírové formuláře a osobní schůzky s HR. Implementace netrvala ani dva měsíce. „Největší výhodou byla jednoznačně časová úspora. Již jsme nemuseli plánovat schůzky.“ (Vedoucí HR oddělení, ZENTIVA) https://www.stringdata.cz/blog/danovka-zentiva

A další: Allianz, MONETA Money Bank, Raiffeisenbank, Letiště Praha, CETIN, Modrá pyramida, Albert, Arriva, Teleflex.

## Ukážeme vám to na vašich dokumentech

Napište nebo zavolejte. Domluvíme ukázku a pilot nad vzorkem vašeho SharePointu.

- E-mail: sales@stringdata.cz
- Telefon: +420 266 772 600

---

# Ask. Get the answer, and where it came from.

URL: https://www.docubox.cz/en/

DocuBox reads your SharePoint documents and answers your people’s questions. Every answer names the files and pages behind it, and shows each person only what they’re allowed to see.

## Connects to where your documents already live

30+ formats: Word, PowerPoint, PDF (scanned too), Excel and CSV, OpenDocument, .eml email, HTML, Markdown, JSON, XML, and images including multi-page TIFF.

## Answers you can check

Every claim in an answer carries a source number. One click opens the document DocuBox used. When the evidence doesn’t fit, it says so, or asks what you meant.

- **Page numbers on sources** where the document has them. DocuBox never cites a page the source doesn’t carry.
- **See how it looked.** Open the trail: what it searched, which documents it opened, whether it checked for newer versions.
- **What it found but didn’t read** is listed separately, so you know where to look next.

## Reads the spreadsheets people really use

A company workbook rarely holds one tidy table. A sheet has a title, a few facts and two tables stacked under each other. DocuBox finds them from the layout of the sheet, not from whether someone marked them up in Excel.

- **Each region on its own terms:** a table, a cross-tab, key-value facts, or prose.
- **Column headers travel with every slice.** A row from the middle of a long table still knows what each number means.
- **Large tables get a summary,** so you can ask about the whole, not only a row.

## More than a text search. It works like a colleague who knows the archive.

For each question DocuBox picks its own approach. It mixes keyword and meaning-based search, and keeps going until it has enough to answer, or it’s clear the documents don’t say.

- **Finds the passages.** Finds where a topic is discussed, even when the document uses different words from the question. Example: “What do I do after a workplace injury?”
- **Searches inside a document.** Once it knows which document you mean, it searches only that one. Similar passages from other files don’t lead it astray. Example: “What’s the penalty for late delivery in the freight contract?”
- **Browses the catalogue.** Finds documents by name, folder or date. Example: “What’s new in the last year?”
- **Tracks versions.** Checks whether a newer version exists and tells you which one is current. Example: “Which version of the price list is current?”
- **Counts.** How many documents are in each folder, from each year, by each author, or in each language. Example: “How many contracts did we sign in 2025?”
- **Knows when to stop.** Judges whether it has enough. When a question is ambiguous, it asks instead of guessing. Example: “What’s the notice period?”

## Why DocuBox when you have Microsoft Copilot

Copilot is an assistant for the whole of Microsoft 365. DocuBox does one thing, in depth: precise answers from your company documents.

- **Permissions under control.** DocuBox follows exactly how permissions are set in your SharePoint. Every document carries them along, and search applies them while it searches, not after the answer is written. Anything it cannot verify unambiguously, it shows to no one.
- **A specialised tool, deployed for you.** Copilot is a general-purpose assistant built for everyone. We deploy DocuBox for one specific company and adapt it to your specifics, such as your terminology or how your documents are organised in SharePoint.
- **Reliable answers, a year from now too.** We build DocuBox for clients where the quality of answers is critical. A range of mechanisms keeps answers accurate and reliable, and above all keeps them as good over time. Every change is checked on real documents and a set of test questions before it ships.

Copilot helps with email, meetings and writing. DocuBox answers from your company documents, with the source. Use them side by side.

## Every team asks something different

DocuBox works across the whole company’s documents. But each department needs something different from it. Pick a team and see how it helps.

### Human resources: Respects permissions

Everyone reads the policies; only HR sees the pay bands. DocuBox answers each person only from what they may see.

> How much annual leave do I get?

You’re entitled to 25 days of leave per calendar year. After five years with the company it rises by 5 days. Unused leave carries over and must be taken by 30 June of the following year.

### Legal and contracts: Tracks versions

A folder often holds five versions of the same contract. DocuBox tells you which one is signed and in force.

> Which version of the freight contract is current?

Version 3, dated 14 March 2026 and signed by both parties, is in force. The folder also holds a newer v4, but it’s an unsigned draft with revised freight rates.

### Procurement and finance: Reads spreadsheets

Quotes and price lists live in Excel. DocuBox finds the exact row, and what belongs with it.

> What was the cheapest air-conditioning service quote?

Chladservis quoted the lowest, CZK 171,200 before VAT. But it covers only 2 visits a year with a 48-hour response. KlimaTech costs CZK 13,400 more for 4 visits and a 24-hour response.

### IT and helpdesk: Compares documents

Two suppliers, two SLAs, each in a different format. DocuBox reads them side by side and compares.

> How do our two helpdesk SLAs differ?

Alfa resolves critical incidents within 2 hours, Beta within 4. Beta guarantees 99.9% availability instead of 99.5%.

### Operations and safety: Reads scans

Inspection reports and manuals often exist only as scans. DocuBox reads them with OCR.

> When do the fire extinguishers need their next inspection?

Fire extinguishers are inspected once a year. The last inspection was on 12 March 2026, so the next is due by 12 March 2027.

## Everyone sees only what they may

Sign in with Microsoft. On every sync, DocuBox reads the SharePoint permissions of every document, and builds your answer only from documents you can open.

- **The filter is inside the search,** not applied after it. A document you can’t open never reaches the language model.
- **Users, M365 and security groups,** site groups including nested ones, organisation-wide links.
- **When in doubt, access narrows.** A grant that can’t be tied to a real identity is dropped, never widened.

## From a SharePoint file to an answer

Most of the quality is made before anyone asks anything. Here is the path one document takes.

1. **Sync.** Pulls new and changed documents from chosen sites and libraries, with their permissions.
2. **Reading.** Extracts text and structure. Scanned pages get OCR; charts and diagrams are described by a vision model.
3. **Chunking.** Splits the document along its sections and tables. Each piece knows which section it came from.
4. **Enrichment.** Adds summaries, key entities and tags, so a document can be found by what it means.
5. **Index.** Writes every piece to the search index with its vector and its permissions. Every answer draws from here.

## Your data stays in your Azure

DocuBox is built entirely on Microsoft Azure services and designed to run in your own subscription. Each customer gets a separate deployment; nothing is shared with anyone else.

- **The language model runs on Azure OpenAI.** No other AI provider in the data path.
- **Czech and English.** The interface in both, answers in the language of the question, over mixed documents too.

- Azure OpenAI: Answers and text embeddings
- Azure AI Search: The index, with permissions on every piece
- Document Intelligence: Document reading and OCR
- Container Apps: Chat, sync and processing
- PostgreSQL: Conversations, metadata, audit
- Blob Storage: Original files

## Questions

### What is DocuBox?

DocuBox is an AI assistant for company documents. Employees ask it questions in plain language, and it answers from the documents in your SharePoint, with a link to the source behind every claim. It respects SharePoint permissions, reads spreadsheets and scans too, and runs in your own Azure. It is made by StringData, a Czech software company.

### Do our documents leave the company?

No. DocuBox is designed to run entirely in your own Microsoft Azure subscription: documents, index and conversations. The language model runs on Azure OpenAI, which doesn’t use your data to train models. No other AI provider is in the data path.

### Will employees see documents they aren’t allowed to open?

No. DocuBox takes each document’s permissions from SharePoint and builds an answer only from what the person asking can open. When permissions change in SharePoint, the change applies on the next sync.

### What if the answer isn’t in the documents?

DocuBox says it couldn’t find it in the documents available, instead of making something up. When a question is unclear, it asks. And because every claim links to its source, you can check an answer in one click.

### How is DocuBox different from Microsoft Copilot?

Copilot is an assistant for the whole of Microsoft 365; DocuBox specialises in answers from company documents. It starts without a big project, on the libraries you choose, searches in several rounds like an experienced colleague, and understands document structure, tables and scans included. The two work side by side.

### How do new documents get into DocuBox?

Sync picks up new and changed files from the SharePoint sites and libraries you choose, and removes deleted ones from the index. Admins can also upload files directly. It reads 30+ formats, including scanned PDFs and Excel.

### Does it work well in Czech?

Yes. The interface is in Czech and English, and DocuBox answers in the language you ask in, even when your documents mix both.

### What does it cost?

We price by number of users and document volume. Azure services run in your subscription, so you see those costs directly. DocuBox also shows the cost of every answer and can set per-user limits.

### How do we start?

We set up a demo over a sample of your documents. Together we pick a few libraries, write down the questions you want answered, and measure how DocuBox does.

## DocuBox is made by StringData

A Czech company that has been digitising business processes since 1992. We automate document work for banks, insurers, manufacturers and the public sector, from invoice processing to whole agendas. We build and support DocuBox ourselves, in Prague.

- 1992: digitising business processes since
- 70+: analysts, developers and consultants
- 1,000+: projects delivered
- 10 of 10: largest Czech and Slovak banks are our clients

https://www.stringdata.cz

### StringData references

We have automated document work for these companies with our other products. DocuBox is the newest of them.

- **Siemens** (Product: Daňovka): Tax declarations for 8,000 employees, electronically. Daňovka replaced paper forms, in-person meetings and manual retyping. It took 2.5 months to implement and has run since 2019. “Filling in the electronic form is fast and simple, and it keeps all the documents in order.” (Kateřina Hodicová, Service Delivery Manager, Siemens) https://www.stringdata.cz/blog/danovka-pro-spolecnost-siemens
- **mBank** (Product: KNBox): 700 documents to the land registry a month. KNBox automates communication with the land registry when mortgages end: lien deletions, discharges and proceedings checks. “A volume we couldn’t handle by hand became a routine KNBox gets through in a few minutes.” (Head of Mortgage Lending, mBank) https://www.stringdata.cz/blog/rozsireni-automatizace-komunikace-s-katastrem-nemovitosti-v-mbank
- **ZENTIVA** (Product: Daňovka): Digital tax declarations for 400 people in pharma. Daňovka replaced paper forms and in-person meetings with HR. Implementation took less than two months. “The biggest benefit was clearly the time saved. We no longer had to schedule meetings.” (Head of HR, ZENTIVA) https://www.stringdata.cz/blog/danovka-zentiva

And others: Allianz, MONETA Money Bank, Raiffeisenbank, Prague Airport, CETIN, Modrá pyramida, Albert, Arriva, Teleflex.

## We’ll show you on your own documents

Write or call. We’ll set up a demo and a pilot over a sample of your SharePoint.

- Email: sales@stringdata.cz
- Phone: +420 266 772 600